Marketing

Erfolgreiche Messeplanung: Mit dieser Checkliste zum perfekten Messeauftritt

Ein Messeauftritt wird von vielen Digitalagenturen und -dienstleistern als altbacken oder unergiebig abgetan. Die Idee von smalltalkenden  Traditionalisten mit bescheidenen Zielen und wenig Internetaffinität dominiert noch in vielen Köpfen. Doch der Schein trügt: Vom Markt für lokale Produzenten über das fancy Networking-Event bis hin zur mehrtägigen Fachkonferenz mit spezialisierten Ausstellern ist auch für dein Business definitiv ein Messeprogramm dabei, bei dem du deine Zielgruppe triffst. Auch wenn es manchmal schwerfällt, die Kommunikation vom Bildschirm auf das persönliche Gespräch zu verlagern: Es lohnt sich!

So gut tun Messeauftritte deinem Business

Auf Messen herrscht ein Klima der Offenheit für die Angebote des anderen, Lust auf konstruktive Gespräche mit Plaudercharakter und Kreativität beim Durchspielen von möglichen Geschäftsbeziehungen. Mit der richtigen Messeplanung ist der Messeauftritt die ideale Gelegenheit, um schnell qualitativ hochwertige Kontakte zu knüpfen, effektiv Lösungen für deine Probleme zu erörtern und überraschende Win-Win-Lösungen zu finden.

Die richtige Messeplanung ist das A und O

Wer sich mit drei Flyern und einer Visitenkarte bewaffnet ins Getümmel stürzt, um „mal zu gucken, was sich so ergibt“, wird am Ende des Tages neben platten Füßen und einem klingelnden Kopf nur wenig Outcome haben. Highlife Media hatte in der letzten Zeit zwei erfolgreiche Messeauftritte auf sehr verschiedenen Messen: Bei der B2B Nord ging es um den Austausch unter regionalen kleinen und mittelständischen Unternehmen verschiedenster Branchen, bei den Online Marketing Rockstars waren die Großen der Digital-Marketing-Szene sowie sämtliche Agenturen und Unternehmen der Branche aus Hamburg anzutreffen. Zwei Messen, wie sie unterschiedlicher nicht sein können. Doch mit vorheriger Messeplanung gingen wir beschwingt, inspiriert und mit geschäftlichem Mehrwert aus den bunten Tagen.

Das willst du auch? Dann starte gleich mit deiner Messeplanung! In dieser Checkliste erfährst du, was du alles für deinen erfolgreichen Messeauftritt brauchst. In sieben Schritten bereitest du dich und dein Business optimal auf deinen Messebesuch vor. Gewähre dir etwas Vorlaufzeit und beginne gleich damit, deinen Messestand zu planen!

Deine Messe-Checkliste – In 7 Schritten erfolgreich deinen Messestand planen

1 Kläre dein Ziel in der Messeplanung ab und quantifiziere es

Suchst du Abnehmer für dein Produkt? Möchtest du Geschäftspartner finden? Brauchst du eine innovative Lösung für ein Unternehmensproblem? Mache dir vorher klar, weshalb du diesen Messestand planst, wen du treffen möchtest und welches konkrete Ziel du hast. Nutze Kennzahlen, um deine Ziele greifbar und deren Erfolg messbar zu machen, à la: „Drei neue Lösungsideen für mein Problem“, „20 Visitenkarten von potenziellen Neukunden“ oder „Fünf qualitativ hochwertige Gespräche mit direkten Konkurrenten, darunter auf jeden Fall Firma XYZ.“ Nach diesen Zielen richtet sich deine Messeplanung.

2 Plane Messestände, mit denen du deine Zielgruppe erreichst

Führe dir deine Zielgruppe vor Augen und schaue dich dann online in den zahlreichen Messekalendern um. Brauchst du Unterstützung bei der Ermittlung deiner Zielgruppe? Gut, dass du in Highlife Media einen Partner für alle Fragen und Antworten rund um Branding und Concept gefunden hast. Außerdem solltest du für die Messeplanung genug Vorbereitungszeit einberechnen. Überstürzt übermorgen zu einer tollen Messe zu reisen, ist wahrscheinlich kontraproduktiv, wenn du nicht gerade ein Naturtalent der Improvisation bist. Denn gerade die (wohltuende) Vorarbeit könnte einige Zeit brauchen – siehe die nächsten zwei Punkte der Messe-Checkliste.

3 Achte in der Messeplanung auf eine breite mediale Selbstpräsentation

Wie schon gesagt: Ein paar alte Flyer und dein gewinnendes Lächeln sind für die Meisten nicht überzeugend genug. Nur wenn du verschiedene Informations- und Unterhaltungsbedürfnisse bedienst, kannst du viele deiner potenziellen Interessenten erreichen. Wähle aus, über welche medialen Kanäle du dein Unternehmen darstellen kannst und was sinnvoll ist. Von Website über Newsletter, Broschüre, Flyer, Visitenkarten, Roll-Ups, Poster, Youtube, Podcast, Messetheke etc. ist alles möglich. Einiges davon hat sich schon organisch mit deinem Business entwickelt. Im Zuge der Messeplanung erschließt du dir nun bestimmt den einen oder anderen weiteren Kanal. Also: Warum nicht selbst als Redner bei der Konferenz auftreten, wo auch Flyer oder Visitenkarten mit deinem Angebot ausliegen? Bei einem Fachvortrag überzeugst du mit Kompetenz und Sympathie. Aus der Präsentation lässt sich schnell ein Whitepaper erstellen. Planst du einen eigenen kleinen Messestand, dann zeige deine Markenpersönlichkeit mutig und selbstbewusst mit Messetheke, Roll-Up, Poster, Flyern und Showreel aus einem Guss.

Wichtig ist, dass du bei der Messeplanung auf Einheitlichkeit achtest: Nutze deine CI von der Visitenkarte bis zur Messewand, trage dein Logo als Druck oder Anhänger an der Kleidung, verwende dein Design in Präsentationen und auf dem Kugelschreiber. Kurz: Mache dich wiedererkennbar. Genau dabei helfen dir unsere Experten aus dem Bereich Design & Print gerne.

4 Genieße die Zeit der Messeplanung, denn sie ist Gold wert

Um deine Marke als starke Persönlichkeit zu präsentieren, brauchst du ein zu deinem Angebot passendes Design, das sich konsequent auf allen deinen medialen Äußerungen wiederfindet. Voraussetzung dafür ist eine intensive Auseinandersetzung mit deiner Marke, deinem Angebot, deinem Kundennutzen. Nutze diese Chance gezielt für die Imagefindung und -pflege. Du wirst sehen: Die Messeplanung ist ein wohltuender Aufräumprozess rund um die interne und externe Unternehmenskommunikation. Vielleicht erkennst du in dieser Phase, wo du unliebsame Prozesse durch Tool-Verschlankung oder Ähnliches verkürzen kannst. So schreitest ein ganzes Stück in deiner Unternehmensanalyse voran. Planen mehrere Mitarbeiter gemeinsam den Messestand, ist gleich Einiges fürs Teambuilding im Namen der CI getan.

5 Spiele während der Messeplanung verschiedene Dialoge durch

Der Alptraum bei einem Messeauftritt ist ein holpriges Gespräch mit unsicherem Blick zur Seite. Das macht niemandem der Beteiligten Spaß und ein Deal kommt natürlich auch nicht zustande. Beuge dieser Horrorvorstellung vor, indem du dich entspannt auf die Messe vorbereitest. Spiele einige Szenarien im Kopf durch und kultiviere im Laufe der Zeit die, die dir gut tun. Einige Menschen legen gerne alle Spannung ab, indem sie einen Fachvortrag halten und zum Gespräch im Nachgang einladen. Mithilfe einer guten Messeplanung hast du aber auch die Möglichkeit, auf eine starke CI-Farbe mit Wiedererkennungswert zu setzen, dir passende Smalltalk-Themen vorab zu überlegen, mit Produktproben herumzugehen, Gewinnspiele zu verteilen, … Warum nicht wie Filmstars in Schale geworfen flanieren gehen, wenn man Imagefilme verkauft? Um unter all den Messebesuchern aufzufallen, darfst du kreativ werden. Bestimmt findest du etwas, das deine Geschäftsidee nicht nur repräsentiert, sondern dich auch aus der Masse herausragen lässt, sodass du deine Zielgruppe treffsicher ansprichst.

Unser Tipp: Übe schon während der Messeplanung den sogenannten Elevator Pitch, in welchem du dein Business in 60 oder sogar 30 Sekunden überzeugend und vollständig darstellst.

6 Führe deine Messeplanung fort und dokumentiere vor Ort

Bei einem Messeauftritt, bei dem es um konzentrierte Face-to-Face-Kommunikation geht, ist in der Regel nicht viel Zeit für eine geordnete Niederschrift aller ausgetauschten Informationen. Manchmal weiß man schon am nächsten Tag nicht mehr genau, warum man diese oder jene Visitenkarte überhaupt in den Händen hält. Schade um die verpasste Chance. Im Rahmen deiner Messeplanung solltest du daher ein Ordnungssystem für dich finden, das sowohl vor Ort einfach umsetzbar ist als auch langfristig Informationen festhält. Das könnten verschiedenfarbige Hüllen sein, in denen du die gesammelten Visitenkarten vorsortierst (z. B. einen Stapel für aussichtsreiche Kontakte und einen für Newsletter-Interessenten), ein Notizheft und Tesa, um alle Karten und Flyer gleich geordnet zu sammeln und mit Notizen zu versehen, ein Ordnersystem im Smartphone, wo du alle Kontakte mit dazugehörigen abfotografierten Infos sammelst, ein Tablet, damit sich deine Interessenten gleich für den Newsletter anmelden können, …

Unsere Empfehlung bei dialog-lastigen Messebesuchen: Ziehe dich nach spätestens zwei Gesprächen in eine ruhige Ecke zurück, um durchzuatmen, das Gespräch Revue passieren zu lassen und dir kurze Notizen zu machen. Vor allem diese Eckpunkte sind für die Nachbereitung der Messe wichtig und sollten festgehalten werden:

  • Name
  • Unternehmen
  • Position
  • Gesprächsthema
  • Bedarf, den dein Business erfüllen kann
  • ggf. Aufhänger, wie etwa ein ungewöhnliches Gesprächsthema, ein genanntes Hobby, ein gemeinsamer Bekannter, …

7 Lass den Messeauftritt nicht ins Leere laufen

Dank deiner umfassenden Planung mit der Messe-Checkliste und deines pragmatischen Ordnungssystems fällt dir nicht schwer, am nächsten oder übernächsten Tag nach dem Messauftritt gezielt den Kontakt wieder aufzunehmen – per Mail, Telefonat, Newsletter oder Post. Klar, der innere Schweinehund möchte schnell wieder zum Tagesgeschäft zurückkehren, aber diese Chance der auf der Messe geöffneten Türen solltest du dir wirklich nicht entgehen lassen. In keiner anderen Jobsituation kannst du so locker und wohlwollend neue Kontakte knüpfen und sie in einen Business-Prozess überführen als bei einem Messeauftritt. Wenn du diese Wiederaufnahme des Kontakts als Verlängerung des persönlichen Gesprächs auf der Messe siehst, hast du die Sympathie auf deiner Seite. Dein Adressat hat sofort dein Gesicht wieder vor Augen und ihr kommt gemeinsam schneller zum Punkt, an dem ihr besprechen könnt, wie ihr eure gemeinsamen Interessen geschäftlich verbinden könnt.

Fazit: Mit richtiger Messeplanung zum Erfolg

Ein Messeauftritt ist kein nostalgisches Back-to-the-Roots, sondern für alle Unternehmen die ideale Maßnahme der Kontaktpflege und Markenverbreitung. Während der Planung der Messe erarbeitest du mithilfe dieser Messe-Checkliste eine einheitliche, runde und ansprechende Selbstpräsentation deines Business und entdeckst vielleicht neue Ressourcen. Unter Einbindung mehrerer Mitarbeiter trägt dies gleichzeitig zum Teambuilding und internen Branding bei.

Bei deinem Messebesuch hast du nicht nur gute Unterhaltung, die deinen Business-Alltag auflockert, sondern auch die Chance, dich vielen potenziellen Geschäftspartnern und Kunden sympathisch und professionell zu präsentieren. Du lernst deine Zielgruppe in natura kennen, holst dir Meinungen und Marktkenntnis ein. Durch die Planung mit der Messe-Checkliste bist du ganz entspannt und weitest durch nettes und produktives Socializen dein Netzwerk erheblich aus.

Also: Starte gleich mit der Messeplanung für deinen nächsten Messeauftritt! Dein Business dankt es dir.

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