Weniger ist mehr: Wie du mit Tool-Verschlankung die Arbeit deiner Teamkollegen effizienter gestaltest

Weniger ist mehr: Wie du mit Tool-Verschlankung die Arbeit deiner Teamkollegen effizienter gestaltest

Noch vor einigen Monaten haben wir in unserer Agentur eine All-in-One-Lösung für Projektmanagement, Time-Tracking und Kommunikation genutzt. Diese und noch viele weitere Bereiche sind notwendig, um eine Agentur strukturiert zu führen, zumindest im Tagesgeschäft. 

Doch uns fiel auf, dass alle mehr Zeit damit verbrachten, das Tool zu bedienen als ihrer kreativen Arbeit nachzugehen. Wir machten uns Gedanken um die nachhaltige Arbeit und Motivation der Mitarbeiter. 

In diesem Beitrag erzähle ich dir, wie wir es geschafft haben, eine Zentrale für unsere Werkzeuge zu schaffen, um uns so besser auf die Arbeit konzentrieren zu können

Wenn man im Tool-Wald steht… 

Als erstes standen wir vor der Herausforderung, überhaupt die richtigen Tools zu finden. Bei den heutigen SaaS-Angeboten kann man sich ja kaum retten. Denk nur an die vielen Newsletter, die dir das vermeintlich perfekt zugeschnittene Angebot unterbreiten. Ebenso oft haben wir von Kollegen aus der Branche gehört, dass diese sich für Monate oder Jahre einem Angebot verpflichtet haben und nach kurzer Zeit gemerkt haben, dass es von den Teamkollegen nicht so angenommen wird, wie es angedacht war.  

Wie also vorgehen? Entweder ist es die Begeisterung oder aber der Blick in die Zukunft, der einen in die Ecke treibt und dazu nötigt unpassende Tools zu etablieren. Oder man läuft Gefahr, die Lösung „kaputt zu denken“ und lange zu gar keinem Ergebnis zu kommen. Übrigens nicht nur ein Problem kleiner Agenturen. Auch einige Big-Player kämpfen, je nach Bereich, mit genau diesen Herausforderungen. 

Entkrampfung durch schlanke Tools

Unsere Lösung des Ganzen war, uns von den festen und krampfhaften All-in-One-Programmen zu trennen. Nach unserem Umzug in die neuen Büros haben wir unter alle Möbelstücke Rollen angebracht, um so flexibel wie möglich mit diesen umzugehen. Genau dieses Prinzip wenden wir nun auch bei unseren Tools an.  

Durch das breite Angebot von kleineren, teilweise sogar kostenfreien, Tools wie Trello, Slack, Elegantt und Everhour konnten wir unsere eigene Tool-Spielwiese bauen. Trello beherbegt alle anderen Werkzeuge wie Time-Tracking und Projektmanagement und funktioniert somit als übersichtliche Schnittstelle.

Überraschenderweise dann doch wieder All-in-One  

Wenn also unsere Designerin ins Office kommt und nur eine Seite aufrufen muss, um ihre gesamte Verwaltung im Blick zu haben, ist das meiner Meinung nach ein riesiger Fortschritt. Keiner muss sich zigfach einloggen und Zeit in unnötige Schritte investieren. Wir sagen: Je weniger sich unsere Teamkollegen mit der Verwaltung rumschlagen müssen, desto intensiver, kreativer und motivierter beenden sie die Projekte.  

Fazit: Lade alle ein zum Optimierungsfest 

Auch wenn diese Lösung für uns funktioniert, heißt es noch lange nicht, dass es auch bei dir funktionieren wird. Was ich damit sagen will, ist: Geht die Themen Prozessstruktur und Tools gemeinsam an, um eine ganz individuelle und zielgerichtete Lösung für die Bedürfnisse deines Teams zu erarbeiten.  

Natürlich ist das Problem nicht nach der Installation eines Tools einfach beseitigt. Aber sehen wir es als Werkzeug, das unsere Arbeit leichter gestalten soll, wird es für uns händelbar. So wird es dir und deinen Kollegen leichter fallen, dich konstruktiv mit dem Thema auseinander zu setzen und es vielleicht selbst als Projekt zu betrachten! 

Drei hilfreiche Tipps zum Schluss 

  • Erst nach Rücksprache mit deinen Kollegen wirst du merken, welche Lücken zu füllen und welche Wände einzureißen sind. Also mach eine Bedarfsanalyse in entspannter Runde.  
  • Kostenfreie Tools und Testphasen können dir immens dabei helfen, die zu bewältigenden Probleme überhaupt erst einmal zu definieren. Dies sollte übrigens der erste Schritt eines jedes Projekts sein.  
  • Schreck nicht davor zurück, bei Google auch mal „Toolname Alternative“ einzutippen. Uns hat das sehr geholfen.